余裕のあるスケジュールがおすすめ
毎年違う国に行く場合には特にそうですが、「あそこも見たい、ここも行きたい」
と欲張りな観光計画をたててしまいがちです。
しかし、海外では日本のように時間通りに物事が進まない国も多くあります。
また、社員にも時間通りに集合しない人や、体調を崩す人が出ることもあります。
落し物などの、予期せぬ小さいトラブルも予想されます。
スケジュールを決める際には、分刻みのスケジュールではなく、余裕をもたせて
計画を立てることをおすすめします。
パスポートや現地通貨の準備を
海外旅行にはパスポートが必要ですが、取得が必要な社員や、期限切れで
 継続申請が必要な社員もいます。
パスポートの申請には、通常一週間ほどかかります。また申請のためには、
 戸籍謄本か抄本などの準備も必要です。
しかし、社員は仕事が忙しいと、パスポート申請を後回しにしてしまいがちです。    
パスポートの確認は、早めに行うべきです。全員がパスポートの取得や
 継続申請を完了できるようにサポートをして、出発できない人が出ないようにしましょう。
また、持ち物や両替につても、基本的な情報を伝達しておくことで、
トラブルを減らすことができます。
現地通貨への両替は、国内で出発までに両替をして、準備をすませましょう。 
 
旅行先でのトラブルを想定しておこう
海外旅行先では、事故や事件に巻き込まれる可能性は、決してゼロではありません。        
もしものトラブルに備えて、トラブルが起こった場合の対処法について想定しておけば、      
現地で慌てることがありません。                                  
迷子になったり、電車に乗り遅れたりした場合には、どのように連絡をとるべきかなどを、      
徹底して伝達しておくべきです。                                
また、両替金額が不足して換金したい人や、体調を崩して病院に行きたい人が           
 出ることも予想されます。         
予想されるトラブルに対処してくれる旅行会社を選ぶか、トラブルの対処法を          
 検討しておきましょう。                 
旅行会社といえども、すべての国について詳しい訳ではありません。
スケジュール上の不満や現地トラブルを減らすには、渡航先に詳しい
 旅行会社を選ぶことも大切です。
 
 
   
   
   
   
   
   
   
旅行先の気候や注意事項も伝えてお
海外旅行の持ち物やその国ならではのタブーについても、ある程度は会社からのサポートが必要です。
旅行代理店からの情報を、社員にも伝達しましょう。
渡航先の気候電気製品を充電する際の変換プラグの必要性、など持ち物についても
 サポートすると現地で不満が出るのを防げます。
お釣りの受け渡し方、ジェスチャーの意味の違い、挨拶の仕方、宗教の違いによる
タブーの違い、などの習慣の違いも、簡単に伝えておくほうがいいでしょう。
社員は、社員旅行前になると、特に仕事が忙しくなりがちです。
気持ちよく旅行に出立できるよう、早めにサポートを開始しましょう。
福利厚生費
社員旅行には税務当局の通達がありまして、4泊5日以内という一応の条件が設けられています
海外旅行の場合は、機内泊を除く現地泊ですね。このあたりは、海外旅行がまだ珍しかった
時代から、徐々に条件が緩和されてきました。
さきほども言ったように、社員全員に旅行への「参加資格」があって、かつ少なくとも半数以上は
実際に出かけたことも、厚生費として認められる条件になるでしょう。一部の人間だけで
こっそり行ったのは、社員の福利厚生ではなくて、単なる「お手盛り旅行」ですから。
さて、問題の、金額的に「社会通念上妥当な範囲」ですけれど、税務署の動向などを見る限り、
1人当たりにして10万円、15万円までならば認められるのではないか、と私は思います。
これが50万円になると難しい、100万円ならほぼ認められることはない、というのが
今の「相場観」ではないでしょうか。
当然のことながら、否認されると経費としては計上できず、「現物給与」
すなわち給与として課税されることになります。
周年事業としてのそういう特殊事情も、「社会通念」に見合う範囲で認められると思いますよ。
あえて付け加えておくと、旅行費用の一部を給料の天引きなどで事前に徴収していた場合、
不参加の人にそのぶんを現金で返すのは何ら問題ありません。
会社負担分は経費として処理することができます。では、「事前徴収」していなかった場合に、
自己都合で参加しなかった社員に対して、会社が負担した旅行費用分を、
例えば5万円支払ったらどうなるでしょう?
この場合、それは福利厚生費とは認められず、給与になります。それだけでなく、
旅行に参加した人も全員5万円分は給与とみなされ、所得税の課税対象になるんですよ。
社員が「旅行か現金か」の選択ができることになるからなんですね。実際にはレアケースだと
思いますが、「福利厚生費」の考え方の一端を理解できる規定ではないでしょうか。

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